보고서작성법 : 직장인 보고서 쓰는법 의미와 목적

보고서란 특정 업무를 전하기 위해 만드는 서류를 말합니다. 비즈니스 현장에서는 상사나 선배가 지시한 이슈를 보고할 때 그 결과를 문서로 보고하기 위해 작성합니다.

 

보고서작성법

 

업무나 출장, 조사나 연구의 결과, 클레임이 있었을 때의 보고서 등 다양한 장면에서 이용되어 비즈니스 매너의 3요소, 보고·연락·상담의 하나가 되고 있는 중요한 서류입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 보고서의 목적

보고서의 목적은 무엇이 있었는지, 어떻게 되었는지를 공유하고 향후 활용하기 위해서. 이를 위해서도 보고서는 누가 읽는지를 의식하고 읽는 사람에게 필요한 정보를 알기 쉽게 써야 합니다.

비즈니스 현장에서의 보고서의 경우, 상사나 선배의 지시로 업무를 실시했을 때에, 업무의 결과에 대해 요점을 정리하고, 간결하게 전하는 것이 중요하게 됩니다.

※ 보고서는 상대방이 필요로 하는 정보를 간결하게 정리하고, 새로운 업무나 주의사항, 중요한 정보 등을 공유하여 향후 활용하기 위해 작성합니다.

 

2. 보고서와 일일 업무일지의 차이

일일 업무일지란, 그 날의 일을 보고하는 서류로 보고서의 유형중 하나.

 

일상 업무 기록을 보고할 뿐만 아니라, 업무일지를 읽는 것으로 사원 각각이 어떠한 업무를 하고 있는지를 파악·공유하고, 그 내용을 기초로 업무 개선이나 효율화로 연결해 나가는 것 입니다. 보고서는 특정 사항을 전달하기 위한 것으로 다양한 장면에서 사용되고 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 보고서 유형

보고서는 다양한 장면에서 사용되며 다양한 종류가 있습니다. 그 중에서 비즈니스 현장에서 사용되는 보고서를 소개합니다.

1) 영업에 관한 보고서

영업에 관한 보고서는 일, 주, 월 등 특정 기간마다 작성합니다. 보고하는 포인트는, 행동 내용, 업무의 진척 상황, 실적 등. 게다가 반기, 분기의 보고서에는, 향후의 전개나 계획의 전망 등의 내용을 씁니다.

2) 업무에 관한 보고서

업무에 관한 보고서는 다양한 종류가 있습니다. 예를 들어, 부서별로 업무 내용이나 개선점을 보고하는 사업 보고서를 비롯하여 사업 실적 보고서, 결산 보고서, 유가 증권 보고서, CSR 보고서, 감사 보고서 등. 이들은 외부 참가자에게 알리기 위해 만들어집니다.

3) 회계·경리에 관한 보고서

회계, 경리에 관한 보고서는 회사의 자금을 확실히 관리하는 중요한 문서입니다. 연간 얼마의 수입이 있고, 어떤 활동에 얼마를 지불했는지, 이익은 얼마나 나왔는지 등에 관한 수지 회계 보고서나 지불 보고서 등이 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

4) 위험에 관한 보고서

리스크에 관한 보고서에는, 어디에서 어떤 사고가 일어났는지, 어떤 내용의 클레임을 받았는지 등을 기재합니다. 또 불만이나 개선해 주었으면 하는 내용 등, 클레임을 받았을 때의 대처법등도 보고서로서 문서로 해 두는 것입니다.

5) 연수·세미나에 관한 보고서

직장인은 일년에 여러 차례 사내 연수 및 외부 세미나를 받을 수 있습니다. 수강 후에는 연수, 세미나 보고서를 제출합니다만, 그 때, 어떤 연수·세미나를 수강했는지, 강사, 연수 내용, 습득한 것, 소감 등을 보고서로서 정리합니다.

6) 기획에 관한 보고서

기획에 관한 보고서란, 신규의 기획이나 아이디어의 제안 등을 정리해, 회사나 클라이언트에 제출한다고 하는 것.

 

단지 기획을 설명하는 서류가 아니라, 실현했을 때의 성과를 이미지할 수 있도록, 읽는 사람의 마음을 움직이는 내용으로 하는 것이 포인트입니다.

7) 비즈니스 파트너에 관한 보고서

비즈니스 파트너에 대한 보고서에는 여러 가지 유형이 있습니다. 대표적인 것은, 거래처와의 가격 교섭이나 회의에서의 중요 사항을 정리한 보고서, 신규 거래처의 신용 조사 보고서, 거래처와 트러블이 생겼을 때의 보고서, 거래처가 도산했을 때의 보고서 등.

 

 

 

 

 

 

 

8) 조사·설문에 관한 보고서

실시한 조사·앙케이트의 집계 결과를 정리한 보고서는, 조사 결과의 숫자 뿐만이 아니라, 조사 개요도 포함해 기재합니다.

예를 들면, 조사 목적, 실시 일시, 조사 대상자, 조사 방법, 회수 상황, 집계 결과 등. 집계한 데이터는 사내에서 활용할 뿐만 아니라 외부에 공개하는 경우도 있습니다.

 

4. 보고서 작성, 작성, 절차, 단계

보고서는 정보를 제공하는 중요한 문서이므로 내용을 알기 쉽게 정확하고 간결하게 정리해야 합니다. 그런 보고서를 작성하는 방법을 설명합니다.

① 쓰기 위한 소재를 모으기

우선, 보고서를 작성하기 위한 소재를 모으겠습니다. 보고서는 현장에 있지 않은 사람에게 그 때의 상황이나 중요한 정보를 전하는 중요한 서류입니다. 중요한 것은, 상대에게 있어서 필요한 사항을 확실히 정리해 쓰는 것.

그 때문에, 쓰는 내용에 관한 메모를 만든다. 무슨 일이 있었는지를 글머리표로 한다. 책이나 인터넷 등으로부터 자료나 정보를 모은다 등, 온갖 소재를 모아 줍니다.

자신의 모호한 기억이나 흔들림 등에 의지하는 것이 아니라 확실한 정보와 자료를 바탕으로 써 봅시다.

 

 

 

 

 

 

 

② 보고서의 목적을 명확히 한다.

누구에게 무엇을 위해 제출할지 보고서의 목적을 결정합니다. 이 포인트를 제대로 누르면 독자의 기대에 부응하는 의미있는 보고서가 됩니다. 제출하는 상대가 톱이나 임원인 경우, 보고 내용이나 메리트나 단점을 간결하게 명확하게 하는 등, 판단 하기 쉬운 구성으로 합니다.

 

• 상사나 선배 등 부내에 제출하는 보고서 : 상사가 요구하는 내용에 대해 보고하는 것을 제일로 구성
• 고객을 위한 보고서 : 정중하게 작성, 신속하게 대응하는 등 무례하지 않도록

 

③ 구성 만들기

보고서를 작성할 때 전체 구성을 고려합니다.

그 때, 삼각형의 정점으로부터,

 

• 제목
• 회의 내용
• 상세 내용

 

3개 항목으로 나누어 검토해 갑니다. 실제로 쓸 때는, 맨 아래의 상세 내용으로부터 진행하면 부드럽습니다.

자세한 내용도 3개 부분으로 나누어 생각합니다. 표제, 작은 표제, 설명문으로서 대략이어도 좋기 때문에, 임시 표제나 임시 내용, 임시 문자수 등을 설정한 구성을 만들어 봅시다. 여기에서도 아래층에서 내보내면 부드럽습니다.

 

 

 

 

 

 

 

④ 보고서 작성

거친 구성이 결정되면 실제로 보고서를 작성합니다. 보고서는 정확한 정보를 명확하고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다. 시간이 없는 톱이나 임원에게 제출할 때는, 장문이 아니라 그림이나 표를 넣는 등 한눈에 이해할 수 있는 궁리도 필요합니다.

1) 본문에서 쓰기

보고서는 제목과 제목에서 쓰기 시작하고 싶어지는 것. 그러나 그렇게 하면 의외로 어렵고, 좀처럼 앞으로 나아갈 수 없습니다. 본문부터 쓰기 시작하면 원활하게 정리되므로 시험해보십시오.

본문은 보고할 필요사항에 누설이 없도록 주의합니다. 실제로 쓸 때는 5W1H(언제, 어디에서, 누가, 무엇을, 왜 그렇게 되는지, 어떻게)를 의식해 문장을 만들어 봅시다.

중요한 부분에는 굵게나 밑줄 등을 넣어 강조하는 등 시각적으로 알기 쉽게 하는 것도 필요합니다. 일시나 숫자 등은 구체적으로 명기합시다. 또, 전문 용어 등은 가능한 한 사용하지 않고, 알기 쉬운 단어로 쓰도록 합니다.

2) 내용에 맞게 제목을 붙이기

본문에 따른 표제를 붙여, 본문의 내용을 단적으로 나타냅니다. 본문은, 표제, 소제목, 상세한 설명문 3개의 구성으로 나누면 알기 쉬울 것입니다.

우선 표제는 소제목의 요약이라고 생각합니다. 문자수는 10~15문자 정도가 좋을 것입니다. 작은 표제는, 본문의 요약이라고 생각해, 문자수는 15~20문자 정도에 넣습니다.

요건에 따라서는 장문이 되거나 복수장의 보고서가 되기도 한다. 그 때는, 적당히 표제를 넣으면, 내용이 파악하기 쉬워져, 문장도 작성하기 쉬워집니다.

 

 

 

 

 

 

 

3) 결론을 정리하고 제목으로 작성

표제는 본문의 내용이 독자에게 한눈에 알 수 있도록 구체적으로 적습니다.

예를 들면, 출장보고, 연구결과 보고서 등보다, 「●● 본사에의 실연 판매에 관한 출장 보고서」등과 같이, 표제를 읽은 것만으로 대략적인 흐름을 이해할 수 있는 것이 좋습니다. 문자수는 15~20문자 정도가 좋을 것입니다.

글꼴을 선택할 때는 가시성을 강조하십시오. 일반적으로 보고서의 표제나 표제는 고딕체, 문장은 명조체로 되어 있습니다. 문자 사이즈는 11~12포인트가 보기 쉽다고 합니다.

 

5. 보고서를 작성할 때의 주의점

보고서는 제출하는 상대나 어떤 목적으로 보고할지를 상정해 두는 것이 중요합니다. 보고서를 만들 때 조심하고 싶은 점과 포인트를 소개합니다.

1) 문자량을 의식하다

전체적인 문자량은 어떨까, 너무 많아 읽기 어렵지 않은지 등을 체크합니다. 일반적인 보고서는, 요지와 상세 내용의 구성으로 A4 용지 2~3장이 적정이지요. 바쁜 임원 등에 제출하는 보고서는, 약 1분 정도로 읽을 수 있도록, 간결하게 약 200 문자로 정리합니다.

 

 

 

 

 

 

 

2) 정보는 정확합니까?

보고서는 정확한 정보를 간결하게 전달해야 합니다. 날짜나 내용, 시설이나 거래처의 명칭 등의 정보가 잘못되어 있는지는 반드시 체크해 주세요. 특히 고객에게 제출하는 보고서는 자사용 보고서보다 세심한 주의를 기울여야 합니다.

 

• 주식회사를 (주)로 약칭하지 않음
• 이름의 구체 등의 사용
• 직책 실수

 

기재 실수에 의해, 고객과의 트러블로 발전하는 경우도 있습니다.

3) 한 문장이 길어지지 않았습니까?

문장이 구두점으로 구분되지 않고 100자 이상이 되면 문장을 읽기 어려워집니다.

 

읽기 쉬운 문장은, 한 문장당 구두점을 넣어 40~50문자 이내라고 하고 있어, 그 이상으로 짧은 것은 한층 더 읽기 쉬운 요점을 단적으로 설명하고 있는 능숙한 문장입니다. 길어질수록 독자는 보고서 내용을 이해하기 어려울 것입니다.

4) 5W1H는 포함되는가?

전달하기 쉬운 요소로 필요한 5W1H가 들어 있는지 확인합니다. “누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떤 목적으로, 어떻게 했는가”를 사용해 문장이 조립되고 있는지 확인해 주세요.

그 외, 보고서의 내용에 따라서는, 「Whom(누구에 대해)」 「How many(얼마만큼의 수량)」 「How much(금액)」를 더하면, 정보의 누설이 없는 충실한 보고서가 된다 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

5) 중복된 부분이 없는가?

같은 내용이 반복되어 있지 않은지 몇번이나 다시 읽어 체크합시다. 중요한 정보가 누출되지 않도록 강조하는 것에 신경을 쓰고, 같은 단어가 겹치거나, 한 문장에 같은 단어가 반복적으로 사용되고 있으면 내용의 이해도가 저하되어 버립니다.

중복되지 않도록 표현을 궁리하고, 없어도 전해지는 표현은 삭제할 수 있도록 합시다.

6) 읽고 위화감이 없습니까?

보고서가 완성되면 실제로 읽고 위화감이 없는지 확인합니다. 보고서를 제출할 때, 구두로 보고서의 독서를 요구하거나 내용을 설명하도록 하는 것도. 이를 위해서도 보고서가 적당한 시간에 들어가는 문장량인지, 보고서의 내용이 제대로 정리되어 있는지 등에 대해 확실히 확인해 둡시다.

7) 누설된 부분은 없나?

보고서는 정확하게 정보를 전달해야 합니다. 정보에 누설이 있으면, 모순 등의 원인이 되는 경우도. 고객에 대한 보고서라면 향후의 거래에 영향을 주어 트러블로 발전해 버리는 일이 있을지도 모릅니다. 

체크해 두는 주요 내용은 아래와 같습니다.

 

• 날짜와 시간, 수량, 금액 등의 숫자와 단위
• 상품명이나 시설명, 이름 등의 고유명사
• 구입, 구매, 의견에 찬성 등 상대의 의사
• 납기

 

 

 

 

 

 

 

 

8) 소감이 감상문이 아닌가?

보고서는 감상문이 아닙니다. 「~라고 생각했습니다.」로 끝나는 것 같은 자신의 감상을 말하는 글이 되어 있지 않은가, 확인합시다. 소감에는, 자신의 의견이나, 상대에게 전해 두고 싶은 사항을 간결하게 정리해 기입합니다.

 

「~라고 생각했으므로, 다음 회부터는 ~를 의식하기로 했습니다.」등, 다음으로 이어지는 배움이나 눈치채기를 넣도록 합시다.

 

6. 보고서 작성을 향상시키는 방법

능숙한 보고서는 한 번 눈을 통해서만 이해할 수 있다고 합니다. 보고서 작성을 향상시키는 방법을 살펴 보겠습니다.

1) 구성을 확실히 만들기

보고해야 하는 사항을 모두 포함했지만, 문장 구성이 잘 되어 있지 않기 때문에, 정합이 없어 알기 어려워, 읽어 들여도 순조롭게 머리에 들어오지 않는 경우가 있습니다.

구성이라고 하는 문장의 설계도가 있는 것으로, 무엇을 어디에 쓰는지를 이해할 수 있어 그것에 의해 독자에게도 적절하게 진의를 전할 수 있는 것입니다.

보고서의 구성은 전달해야 할 사항을 그룹으로 나누고 각 그룹을 연결사로 연결합니다. 짧은 문장이든 긴 문장이든 이 방법은 유효합니다.

 

 

 

 

 

 

 

2) 쓰기 횟수 늘리기

횟수를 처리하는 것도 중요합니다. 노하우를 착용해도 쓰는 횟수가 적으면 향상되지 않습니다. 보고서는 "배우기 보다 익숙해져라." 쓰는 동안 몸에 붙어가는 부분도 많기 때문에, 상사나 선배에게 부탁되기 전에 적극적으로 스스로 쓸 기회를 늘려 봅시다.

회의의 의사록을 만든다, 자신의 일을 되돌아보기 위한 업무일지를 만든다 라고 하는 트레이닝을 쌓아 가면, 실력이 붙어 갈 것입니다.

 

보고서 작성 관련 함께 읽으면 좋은글

 

보고서 작성법 : 7단계 형식으로 잘쓰는법 익혀두자

보고서 작성법 : 7단계 형식으로 잘쓰는법 익혀두자