회사 그룹웨어 : 구축 도입 사용시 장점

회사에서 그룹웨서 사용을 고려하고 있다면 이번 글이 도움이 되실겁니다. 대기업의 경우 이미 그룹웨어 솔루션들을 다 활용하고 있으니 신입사원이라면 사내교육 등을 통해 그룹웨서 접속 및 활용 방법에 대한 교육을 듣게 될겁니다.

 

회사 그룹웨어

반면에 아직 영세하거나 소규모 인원으로 회사를 운영해가는 경우라면 점진적으로 구성원이 증가함에 따라 그룹웨어 구축 도입을 신중히 검토해야 합니다. 아래에서 자세히 이야기 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

그룹웨어 개요

그룹이 개별 회원과 더 잘 의사 소통할 수 있도록 하는 소프트웨어를 사용하면 그룹웨어가 있습니다. 그룹웨어에 사용할 수 있는 다양한 프로그램이 있습니다. 여기에는 일정, 이메일, 작업 관리, 채팅, 뉴스 그룹, 프로젝트 협업, 공유 전화번호부 및 공유 연락처가 포함됩니다.

 

Facebook 및 Twitter와 같은 소셜 네트워크 프로그램조차도 그룹웨어의 예입니다. 프로젝트에 무슨 일이 일어나고 있는지 그룹의 다른 사람들에게 알리기 때문입니다.

 

그룹웨어의 장점 중 하나는 파일이나 문서가 저장되는 중앙 저장소를 포함한다는 것입니다. 그룹웨어에는 문서 버전 관리 또는 문서 버전 관리와 변경 관리 시스템도 포함됩니다. 캘린더 및 작업 관리를 공유할 수도 있습니다.

 

통신 시작

염두에 두고 있는 비즈니스 프로젝트가 무엇인지 결정했으면 커뮤니케이션을 시작할 수 있습니다. 그룹웨어의 모든 참가자가 같은 위치에 있을 필요는 없습니다. 통신은 멀고도 멀 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

통신 허용

대부분의 소프트웨어는 한 사람에게만 통신을 허용합니다. 문서를 전체 그룹으로 전송하는 것은 어렵습니다. 예를 들어, 문서를 수정 및 변경하고 원래 사람에게 다시 보내 주기를 다시 시작할 수 있습니다. 그러나 그룹웨어를 사용하면 변경 사항, 변경한 사람 및 프로젝트에 미치는 영향을 추적할 수 있습니다.

 

이것이 개정 관리이며 그룹웨어의 특징 중 하나인 협업을 통해 커뮤니케이션이 가능합니다.

 

재택근무

개인적인 존재는 필요하지 않습니다. 프로젝트는 멀리 떨어진 위치에 있는 개인에 의해 수행될 수 있으며 여전히 시기적절하고 중요한 기여를 할 수 있습니다. 이것은 시간을 절약하고 비용을 절감할 수 있습니다. 회의 또는 마감일을 준수하고, 변경 사항을 적시에 수행하고, 모든 사람이 참여할 수 있도록 보장할 수 있습니다.

 

여행 비용 없음

그룹웨어는 출장이 팀의 성과에 방해가 되지 않기 때문에 비용을 절약할 수 있습니다. 따라서 프로젝트 비용도 줄어듭니다. 팀 구성원은 특정 위치에 속하지 않고 어디에 있든 특정 기능을 수행할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

문제 해결

그러나 그룹웨어의 가장 중요한 장점은 프로젝트를 적시에 완료하기 위한 끊임없는 노력입니다. 모든 사람이 진행 상황, 추구해야 할 변경 사항, 완료해야 할 부분을 볼 수 있습니다. 특정 부분에 직접 관여하지 않더라도 팀의 누구든지 프로젝트에 기여하고 솔루션을 제안할 수 있기 때문에 문제 해결은 지속적인 기능이 될 수 있습니다.

 

그룹웨어의 예

그룹웨어의 예로는 Facebook과 Twitter가 모두 언급되었습니다. 페이스북은 커뮤니케이션을 위한 그룹을 선택할 수 있도록 하는 반면 트위터는 사람들이 서로에게 메시지를 보낼 수 있도록 하여 즉시 요점에 도달하도록 합니다. 메시지 발신자는 140자만 사용할 수 있습니다. 그러나 다른 예가 있습니다.

전자 메일, 음성 및 화상 회의는 물론 SharePoint와 같은 프로젝트 및 문서 관리 소프트웨어를 사용하여 다른 사람과 커뮤니케이션하여 프로젝트의 진행 상황을 확인하거나 프로젝트에 문제가 있는 경우에 확인할 수 있습니다.

 

두 경우 모두 이러한 프로그램을 통해 작업 상태를 계속 알 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

그룹웨어의 단점

그룹웨어의 가장 큰 문제점은 발생할 수 있는 세세한 관리 경향입니다. 팀이 프로젝트의 일부를 수정하거나 변경할 수 있다면 팀 리더나 다른 사람이 직접 프로젝트에 개입하여 실행하는 경향이 있을 수 있습니다. 이것은 협력적 노력의 목적을 무너뜨릴 것입니다.

또한 프로젝트 비용 및 통제에 대한 잘못된 인식은 그룹웨어에서 비롯될 수 있습니다. 그룹웨어는 비용을 절감 할 수 있기 때문에 모든 프로젝트를 동일한 비용으로 수행할 수 있다는 결론을 내리려는 경향이 있을 수 있습니다. 그러나 이것은 잘못된 것입니다. 각 프로젝트를 구성하는 요소에 대해 식별해야 합니다. 

여기에는 인건비 또는 장비 비용이 포함됩니다. 프로젝트는 독립적으로 보고 자체 용어로 분석해야 합니다. 그룹웨어는 도움이 될 수 있지만 프로젝트가 자체 차원에서 이해될 때까지는 그렇지 않습니다.

 

정리

그룹웨어의 장점에는 통신을 시작하고 허용하는 기능, 재택 근무를 통한 비용 절감 및 이동 시간 단축이 있습니다. 그룹웨어는 또한 팀의 모든 사람이 기여할 수 있기 때문에 문제 해결을 더 쉽게 만듭니다. 그룹웨어는 팀워크를 반영합니다.