보고서 작성법 : 7단계 형식으로 잘쓰는법 익혀두자

보고서 작성은 다양한 직업 설명에서 중요한 부분입니다. 효과적인 보고서를 작성하는 방법을 아는 것은 모든 직장에 가치를 더할 수 있는 유용한 기술입니다. 전문적인 보고서를 작성하려면 일반적으로 보고서에 수반되는 내용과 시작 방법을 알아야 합니다.

 

보고서 관련 연관 검색어들

보고서는 일반적으로 다음과 같은 몇 가지 핵심 요소로 구성됩니다.

 

• 이벤트 또는 활동에 대한 자세한 요약
• 이벤트 영향 분석
• 사실 및 데이터 평가
• 사건의 결과로 일어날 수 있는 일에 대한 예측
• 다음 조치에 대한 권고
• 결론

 

 

 

 

 

 

 

프로젝트 관리자는 특정 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 감독자에게 최신 정보를 제공하는 정기적인 보고서를 작성합니다. 이러한 모든 보고서는 잘 작성되고 정확하며 효율적이어야 합니다.

 

보고서를 작성하는 방법

1. 참조 조건 결정

많은 공식 보고서에는 문서의 "참조 조건"을 자세히 설명하는 섹션이 포함되어 있습니다. 이러한 용어에는 다음이 포함됩니다.

 

• 보고서 내용
• 필요한 이유
• 쓰여졌을 때
• 그 목적이 무엇인지

이러한 용어를 설정하면 작성자와 독자 모두가 보고서가 중요한 이유와 보고서가 달성하고자 하는 바를 이해하는 데 도움이 됩니다. 참조 용어는 일반적으로 독자가 전체 문서를 읽지 않고도 관련성을 결정할 수 있도록 첫 번째 단락에 설명되어 있습니다.

 

초기에 구체적인 용어를 설정하면 보고서의 개요를 작성하고 작성 과정 전반에 걸쳐 토론을 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 연구 수행

대부분의 보고서에서는 주제와 직접 관련된 데이터 저장소를 수집해야 합니다. 예를 들어 귀하가 환자의 의료 차트 사본을 보유한 의사인 경우 이 정보에 이미 액세스할 수 있습니다. 그러나 문제를 분석하거나 이벤트를 조사해야 하는 경우 데이터를 요청, 검색 및 구성하는 데 시간을 할애해야 할 수 있습니다.

독자가 이해할 수 있는 방식으로 데이터를 해석하고 형식을 지정하는 것은 보고서 작성의 중요한 부분입니다. 원시 정보를 더 쉽게 이해할 수 있도록 차트, 그래프 또는 타임라인을 만들어야 할 수도 있습니다. 

또한 출처를 주의 깊게 인용하고 데이터를 전문적으로 제시하기 위해 어디서 어떻게 데이터를 찾았는지 추적해야 합니다.

3. 개요 작성

다음 단계는 보고서의 개요를 구성하는 것입니다. 이것은 일반적으로 문서의 모든 다른 섹션에 대한 글머리 기호 또는 번호 목록처럼 보입니다. 보고서 개요는 다음과 유사할 수 있습니다.

 

• 제목 페이지
• 목차
• 소개
• 위임 사항
• 절차 요약
• 결과
• 분석
• 결론
• 참고 문헌

 

이 섹션의 순서와 모든 섹션을 포함할지 여부는 보고서의 특정 유형, 길이 및 형식에 따라 다릅니다. 개요를 작성할 때 해야 할 가장 중요한 것은 필요한 모든 섹션을 포함하고 보고서의 목적에 직접적으로 기여하지 않는 것은 제거하는 것입니다.

 

 

 

 

 

 

 

4. 첫 번째 초안 작성

첫 번째 초안을 작성하는 것은 성공적인 보고서를 구성하는 가장 중요한 단계 중 하나입니다. 첫 번째 초안의 목적은 완벽한 문서를 작성하는 것이 아니라 정보의 모든 주요 요소를 머리에서 페이지로 가져오는 것입니다. 

이 첫 번째 시도를 추가하고 편집할 시간이 있으므로 주요 목표는 최종 제품이 될 대략적인 초안으로 데이터와 분석을 구성하는 것입니다.

첫 번째 초안을 작성하는 동안 데이터의 공백이나 분석의 허점을 찾을 수 있습니다. 이것들을 기록해 두되, 글을 쓸 때 모든 문제를 다루려고 하지 마십시오. 대신 초안을 끝내고 편집 프로세스를 시작할 때를 위해 문제 해결을 저장하십시오.

5. 데이터 분석 및 결과 기록

모든 보고서의 초점은 "결과" 섹션 또는 데이터에 대한 해석을 제시하는 부분입니다. 회계사의 경우 조사 결과에는 이전 분기 동안 회사의 주가가 하락한 이유에 대한 설명이 포함될 수 있습니다. 

환경 과학자의 경우 생분해성 플라스틱에 대한 실험 요약과 그 결과가 폐기물 관리 방법에 미치는 영향을 포함할 수 있습니다.

보고서의 결과 섹션은 결과가 이상적이지 않더라도 항상 다루고 있는 주제 또는 문제와 관련된 귀중한 정보를 제공해야 합니다. 데이터가 부족하거나 연구 방법에 결함이 있다고 판단되면 이를 전문적이고 정확하게 설명해야 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

6. 행동 방침 추천

보고서 본문의 마지막 섹션은 권장 사항입니다. 데이터를 검토하고 결과를 분석한 후에는 결과에 따라 어떤 조치를 취해야 하는지에 대한 아이디어를 제시할 수 있습니다. 

예를 들어, 팀에서 근무한 초과 근무 시간을 검토한 후 프로젝트 관리자는 추가 직원을 팀에 추가하도록 권장할 수 있습니다. 외과의사는 병원이 지난 6개월 동안 예방 가능한 감염이 증가한 것을 확인한 후 수술실에 새로운 멸균 방법을 도입하도록 권장할 수 있습니다.

데이터를 잘 제시하고 전문 지식을 보여주었다면 독자는 귀하의 판단을 신뢰할 것입니다.

7. 편집 및 배포

보고서 작성의 마지막 단계는 철저히 편집하여 청중에게 배포하는 것입니다. 문법 오류, 철자 오류 및 입력 오류를 수정해야 합니다. 

또한 데이터를 다시 확인하고 인용이 정확한지 확인하고 전체 문서를 읽어서 일관성 있는 설명을 제공하는지 확인해야 합니다. 보고서를 광범위한 청중이 읽을 예정인 경우 다른 사람에게 교정을 요청하거나 내용의 가독성에 대한 의견을 제공할 수 있습니다.

보고서 배포는 특정 직업에 따라 다른 형식을 취할 수 있습니다. 

상사에게 이메일로 보내거나 직원 회의에서 구두로 발표하거나 전문 저널에 게재할 수 있습니다. 읽는 방법이나 위치에 관계없이 귀하의 목표는 항상 직장의 생산성 향상에 기여할 간결하고 유익하며 효과적인 문서를 만드는 것입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

성공적인 보고서 작성을 위한 팁

다음은 보고서를 작성할 때 안내할 몇 가지 최종 제안입니다.

청중을 아십시오. 쓰기를 시작하기 전에 보고서가 누구를 위한 것인지, 왜 정보가 필요한지, 보고서를 읽은 후 보고서가 무엇을 하기를 원하는지 이해해야 합니다. 청중을 알면 스타일을 안내하고 정보를 최대한 효율적으로 전달하는 데 도움이 됩니다.

주의 깊게 교정하십시오. 오타만큼 품질 보고서를 망치는 것은 없습니다. 보고서를 제출하거나 제출하기 전에 오류가 있는지 주의 깊게 교정하십시오.

피드백에 열려 있습니다. 직책에 따라 보고서에 대한 비판이나 피드백을 받을 수 있습니다. 수용적인 태도를 유지하고 비판에 열려 있으십시오. 피드백을 기꺼이 받아들이고 상사의 제안을 실행하면 결과적으로 글이 향상될 것입니다.

시간을 현명하게 사용하십시오. 품질 보고서를 작성하는 데 몇 시간에서 몇 주가 소요될 수 있습니다. 시작하기 전에 시간을 계획하고 정기적인 글쓰기 일정을 정하십시오. 또한 진행 상황을 제대로 유지하기 위해 시간별 또는 일일 목표를 설정해야 할 수도 있습니다.

 

보고서 개요 : 개요의 역할과 중요성

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참조